Ci siamo trovati ad affrontare nei nostri articoli diverse strategie per l’analisi di revenue e la loro applicazione nell’attività alberghiera. Oggi invece vogliamo concentrarci su quello che definiremmo il “cuore operativo” proprio dell’attività alberghiera: la Room Division. 
Vediamo insieme di dare una definizione e di vedere successivamente quali sono le figure professionali che lo compongono e come operano nel loro reparto di riferimento. 

La Room Division è uno dei reparti più importanti nell’operatività alberghiera e la sua efficacia ed efficienza è di vitale importanza per la sopravvivenza dell’attività imprenditoriale. 


Questa formula organizzativa prevede l’unificazione in un’unica divisione di tutti i reparti coinvolti nel servizio di alloggio quali:

• Front Office (ricevimento, portineria, segreteria e cassa)
• Guest Relation
• Concierge
• Housekeeping (settore piani)

La sua importanza nasce proprio dal fatto che i reparti che lo compongono hanno un ruolo essenziale nella gestione diretta dell’ospite e della sua esperienza durante il suo soggiorno in Hotel.
La specifica organizzazione della Room Division dipende ovviamente dal numero di camere della struttura: nelle imprese di grandi dimensioni e con un elevato livello di servizio, la responsabilità di questo settore è affidata al Room Division Manager (RDM), mentre in quelle di dimensioni medie e piccole, è affidata direttamente al direttore o al Capo Ricevimento che hanno il compito di programmare, coordinare e controllare l’attività del settore. 
Come abbiamo visto prima le unità organizzative sono costituite dal Front Office composto dal reparto di ricevimento, laddove previsto quindi avremo un Front Office Manager o Capo Ricevimento; la portineria con i suoi Night Audit, e i vari segretari di ricevimento. 
Altro reparto che lo compone e quello degli addetti ai piani con la Pirma Governante, come responsabile e le governanti ai piani, le unità addette a guardaroba e lavanderia, e in alcuni casi anche tutta l’unità di fattorini. 
Secondo questa impostazione possiamo definire l’organizzazione aziendale dell’hotel in questo semplice schema

Il Room Division Manager (RDM) ha doti professionali che si avvicinano molto a quelle del direttore, con cui collabora a stretto giro. Egli si occupa di garantire che le strategie predisposte dal General Management abbiano attuazione nell’operativa dell’hotel, ovvero gestisce, con funzione di supervisore, i vari reparti, e laddove presenti anche impianti sportivi, cura e benessere, verificando e determinando gli indirizzi organizzativi atti a coordinare i vari servizi, garantendo gli standard qualitativi e la soddisfazione del cliente oltre che le aspettative della Direzione. 
Un altro ruolo importante è quello di elaborare piani di marketing e budget per il proprio settore; fornire le proiezioni dei dati che possono facilitare l’attività gestionale della struttura; coordina il lavoro dei colleghi degli altri reparti, con le sue doti di pubblic relation tra questi e il management. Per questo è sua la responsabilità del raggiungimento degli obiettivi prefissati, che sono:

• Obiettivo qualitativo
• Obiettivo economico 

Qui potremmo aprire un intero capitolo su quelli che sono gli obiettivi qualitativi del servizio alberghiero, ma ci limiteremo a indicare quelli che per noi sono i punti essenziali per fornire un servizio di qualità:

• L’empatia nell’accoglienza
• L’importanza di un sorriso 
• Saper essere spontanei e sinceri 
• La disponibilità 
• Saper anticipare le esigenze dei clienti 
• Il grooming

A volte può sembrare superfluo ma è bene ricordare sempre queste piccole regole, che non interessano solo le figure di rilievo all’interno della struttura, ma al contrario dovrebbero essere regole per tutti coloro che lavorano attivamente al processo di produzione dell’azienda, non soltanto coloro che hanno un coinvolgimento diretto con la cura dell’ospite. 
Per noi è sempre importante ricordare che oltre gli ospiti esterni, che sono i clienti che arrivano in hotel, ci sono anche gli ospiti interni ovvero i colleghi con cui ogni giorno condividiamo le nostre esperienze lavorative. 
Per concludere, queste sono solo alcune delle nozioni che interessano il reparto della Room Division, ma alla base di tutte le nozioni c’è quella più importante di tutte per noi di Interlude

“L’armonia lavorativa facilita il raggiungimento degli obiettivi” 

Nei nostri prossimi appuntamenti vedremo insieme tutte le figure che compongono questo importantissimo reparto, le loro responsabilità e le qualità umane e professionali per poter garantire al meglio il servizio offerto. Cominceremo con il mondo del Front Office e tutte le opportunità che dà lavorare in questo ambiente.

 
Credits to Maica Di Giovanni